Não importa a sua área, seja no home office ou no presencial, uma das melhores atitudes que você pode ter para aumentar a produtividade e também para garantir que todas (ou pelo menos a maior parte) as suas tarefas sejam cumpridas no prazo e da melhor maneira possível é criando uma rotina de trabalho organizada.
Em um mundo cheio de estímulos, compromissos e tarefas, onde cada vez mais sentimos que as 24 horas do dia não são suficientes para dar conta de tudo, a organização tem um poder de reestruturar o seu dia e fazer com que todas as pecinhas dele se encaixem de uma maneira muito mais eficiente. E entender como criar uma rotina de trabalho que funciona para você é essencial — afinal, cada pessoa funciona de um jeito diferente, não é mesmo?
Para te ajudar nessa missão de simplificar sua vida e responder a questão de “como organizar minha rotina de trabalho”, a Galena separou algumas dicas super preciosas. Vem conferir!
Estabeleça uma rotina diária
A primeira é a mais básica, mas também, é a mais importante: estabeleça a sua rotina. Que horas você acorda, quanto tempo demora para se arrumar e tomar um café da manhã, o tempo que passa no transporte público (caso não trabalhe de casa), quais são suas primeiras tarefas do dia, quando é seu horário de almoço, as prioridades para o período da tarde, e mais.
Uma das melhores maneiras de estabelecer como organizar a rotina é analisando o que você já faz nos seus dias comuns durante uma semana, e depois tentar entender onde dá para fazer ajustes e otimizar o seu tempo. Rola acordar uma meia horinha mais cedo para ter mais tempo para tomar um café da manhã calmo antes de sentar na mesa do trabalho? Ou será que é mais eficiente responder seus e-mails mais tarde ao invés de mais cedo?
É claro, com um número limitado de horas em cada dia e com coisas que fogem do nosso controle, não dá para fazer mágica, mas sempre dá para melhorar nem que seja um pouquinho.
Entenda (e respeite) seu ciclo de energia diário
Essa é uma parte super importante da reorganização da sua rotina, e pode ser o segredo da produtividade!
Para te ajudar a entender, vamos começar com uma pergunta rápida: você é do tipo de pessoa que gosta de acordar cedo e já começar o dia com bastante energia, ou é do tipo de pessoa que sofre a manhã toda e só ao longo do dia que você vai entrando no ritmo?
Independentemente de qual seja a sua resposta, é possível perceber um padrão a partir dela: o pico de energia de cada pessoa varia, tanto por motivos naturais quanto por motivos que podemos controlar, como a quantidade de horas de sono de cada noite, ou a intensidade das atividades que fazemos durante o dia. Por isso, dentro das possibilidades, uma das melhores maneiras de garantir o máximo de aproveitamento de cada dia é programar sua rotina de acordo com o seu ciclo de energia diário.
Ou seja: sempre que possível, deixe as tarefas mais longas ou que exigem mais concentração para os horários em que você sente que tem mais energia, ao invés de forçá-las para aqueles momentos em que você sabe que nada vai acontecer, e aproveite esses momentos de maior “moleza” para fazer as tarefas mais rápidas e automáticas.
Respeitar o seu ritmo natural e encaixar suas tarefas nele ao invés de se forçar a descobrir como aumentar a produtividade independentemente da sua energia ajuda muito a fazer com que os seus dias corram de uma maneira muito mais eficiente e produtiva.
Anote tudo
Pode até parecer óbvia, e até meio boba, mas essa dica de organização é repetida tantas vezes porque ela realmente funciona: anote tudo.
A ciência comprova: anotar do jeito antigo, com papel e caneta, é uma das maneiras mais eficientes de memorizar informações — sim, mais eficiente do que anotar no computador ou no celular! Um estudo realizado pela Universidade da Califórnia em conjunto com a Universidade de Princeton reuniu participantes para assistir uma palestra e fazer anotações durante o que foi falado nela. Uma metade dos participantes recebeu um bloco de anotações e caneta, e a outra metade recebeu notebooks. Depois, os participantes foram questionados sobre o conteúdo da palestra e suas anotações foram analisadas.
As conclusões foram claras: os participantes que usaram papel e caneta não só acertaram mais as respostas às perguntas feitas, mas também fizeram anotações mais claras, objetivas e profundas, demonstrando que as anotações ajudaram na memorização e compreensão do conteúdo da palestra.
Seja um bloquinho, um caderno, uma agenda, um conjunto de post-its, até um guardanapo tá valendo: para garantir que você vai lembrar de todos os seus compromissos, tarefas e dos pontos importantes de reuniões e conversas, confie no poder do papel e da caneta!
E além da memória, colocar tudo no papel ajuda você a visualizar melhor todas as informações que você tem, e é um ótimo passo inicial para começar um processo de organização que vai mudar a sua rotina.
Defina prioridades
Existe um ditado muito comum no mundo corporativo que diz “se tudo é urgente, nada é urgente”.
Nos dias de hoje, estamos muito acostumados com a velocidade: tudo é ao mesmo tempo e agora, tudo é para ontem, tudo tem urgência. Mas, é só usar um pouquinho do bom senso para entender que não é bem assim.
Claro, existem realmente situações urgentes, emergências e prazos, mas é muito importante estabelecer prioridades e entender o que realmente é urgente, e realmente precisa ser priorizado. A frase ali do começo já diz tudo: quando tudo é urgente, nada é urgente — já que não importam seus níveis de organização, eficiência, produtividade, determinação e horas extras: você é uma pessoa só.
Descansar também faz parte
E, depois de várias dicas de organização, essa vem por último, mas não significa que ela seja menos importante.
Sim, parece meio contraditório falar sobre descanso no meio de uma conversa sobre produtividade e organização, mas a verdade é que uma parte muito importante de uma rotina eficiente, produtiva e saudável é o descanso.
Descansar é uma forma de recarregar as energias, de preparar o seu corpo e mente para os próximos desafios, renovando seus processos mentais e físicos. Por isso, é essencial que você tire um tempo para não fazer nada, ou fazer alguma atividade relaxante e que tire a sua cabeça das preocupações e da lista interminável de tarefas.
Uma rotina organizada leva a um ritmo de trabalho muito mais eficiente, e um ritmo de trabalho mais eficiente aumenta sua produtividade e seu desempenho — permitindo que você dê sempre o seu melhor em qualquer área ou cargo.
E se você gostou das dicas da Galena, com certeza também vai adorar saber mais sobre nosso Programa de Inclusão ao Emprego! É só clicar aqui e descobrir mais sobre como você também pode começar uma carreira de muito sucesso.
Acompanhe a gente também nas redes sociais: Facebook, Instagram, Twitter, LinkedIn, TikTok e YouTube.
